Pourquoi digitaliser les procédures RH ?

2/3 des décideurs RH estiment que la digitalisation et l’automatisation de leurs processus est dorénavant le principal enjeu à relever (étude réalisée par Markess 2020).

Ainsi, dans un environnement VUCA*, accéléré par la crise sanitaire ; 60% des décideurs RH pensent que le digital permet de fournir des services innovants et à valeur ajoutée.

La digitalisation des Ressources Humaines se définit comme l’action de convertir les informations, les outils, et les données sous format numérique. 

Par conséquent, la digitalisation de la fonction RH améliore l’environnement de travail, propose de meilleures expériences pour les collaborateurs et permet aux fonctions RH de se concentrer sur un rôle plus stratégique. 

*VUCA : (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu)

Digitaliser les Procédures Ressources Humaines, un enjeu stratégique 

En effet, au cœur de l’expérience collaborateur, la digitalisation des procédures RH répond à de nombreux enjeux stratégiques : 

• Professionnaliser la gestion RH, sécuriser et tracer les flux de données ; ainsi plus aucun risque de perte de documents, d’oublis ou d’erreurs.
• Améliorer la qualité de vie au travail  en facilitant les démarches des collaborateurs en améliorant la communication entre les services et en diminuant les temps de transmission et de traitement des informations; 
• Développer une démarche RSE  par la diminution significative des impressions de papier et des divers échanges administratifs, 
• Développer la marque employeur, attirer les talents et répondre aux digital natives, 

Effectivement, les collaborateurs vivent mal les décalages qu’ils subissent entre l’agilité de leurs outils digitaux personnels et les outils rigides de l’entreprise 1.0. 

L’expérience collaborateur est aussi aujourd’hui un des facteurs d’attractivité, il est donc essentiel pour l’entreprise de donner une image moderne et innovante:

La digitalisation permet au service RH de gagner en productivité , les tâches administratives et chronophages sont automatisées, ainsi les gestionnaires RH peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : la gestion des talents, la GPEC, le recrutement, le dialogue social…

Parce que les collaborateurs ont besoin d’être considéré, d’exprimer leur singularité et d’entretenir une relation personnalisée. Le digital va permettre aux services RH de se focaliser sur la relation humaine vecteur de valeur ajoutée pour l’entreprise. 

Comment digitaliser les procédures RH ? 

Un prérequis à la digitalisation RH : se structurer pour continuer à se développer sereinement. 

Préalablement à la mise en place de la digitalisation des procédures RH, il est indispensable de structurer son organisation :  

• Penser aux usages et aux besoins métiers avant la solution et l’outil, 
• Apporter un regard critique sur les modes de fonctionnements existants, 
• Embarquer les utilisateurs finaux dans une logique de co-construction, 
• Anticiper les risques, 
• Accompagner le changement.

Ainsi, en premier lieu, nous établissons une feuille de route claire pour nos clients. Elle va permettre au dirigeant de mener à bien la digitalisation des procédures RH. Les équipes opérationnelles sont associées au projet de transformation. 

La priorité est de stabiliser le socle administratif (gestion et envoi des fiches de paie, gestion des dossiers du personnel) pour améliorer l’expérience salarié. Les besoins seront ensuite priorisés en fonction de la taille et de l’environnement de l’entreprise. 

Enfin, les différentes procédures doivent être coconstruites et partagées avec les équipes. Cela permet d’améliorer la gestion et le management des RH et d’offrir un cadre équitable et équilibré. L’objectif est de réussir une expérience collaborative qui crée une situation de progrès pour tous.